Polityka prywatności

Kto jest Administratorem moich danych osobowych?

Sevium spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Jankach (05-090), przy ulicy Aleja Krakowska 41/5, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000874642, NIP: 5342631870, REGON: 387756360, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 10.000,00 zł (dalej: „Administrator").

Administrator odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Administratora możesz skontaktować się:

• pod adresem e-mail: patryk.oleksa@sevium.pl,
• pod numerem telefonu: +48 501-178-252,
• listownie lub osobiście pod adresem: Janki, Al. Krakowska 41/5, 05-090 Raszyn, SKRYTKA 126.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Celem Polityki jest określenie działań podejmowanych w zakresie danych osobowych gromadzonych za pośrednictwem strony internetowej Administratora pod adresem sevium.pl w kontekście świadczenia przez Administratora usług spedycji drogowej oraz transportu drogowego.

W razie konieczności postanowienia niniejszej Polityki mogą ulec zmianie. Zmiana zostanie zakomunikowana Użytkownikom poprzez ogłoszenie nowej treści Polityki, a w przypadku bazy osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych drogą e-mailową lub podały dane e-mailowe przy realizacji umów, o zmianie zostaną one powiadomione także drogą e-mail.

Jakie jest źródło moich danych — skąd są pozyskiwane?

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Przekazujesz nam swoje dane osobowe m.in. w ramach następujących czynności:

• w ramach formularza kontaktowego dla przewoźników, posiadających własny pojazd lub flotę pojazdów,
• w ramach formularza dotyczącego wyceny transportu ładunku,
• korzystając z naszych usług spedycji drogowej i transportu drogowego,
• kontaktując się z nami telefonicznie, mailowo lub poprzez portale społecznościowe,
• wykonując zlecenia transportowe lub spedycyjne,
• korzystając z naszego newslettera.

W jakim celu, jakie i jak długo przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Przedmiotem działalności Administratora jest świadczenie usług transportowych oraz spedycji drogowej. Dane osobowe są przetwarzane w różnych celach, w różnym zakresie i na różnej podstawie prawnej określonej w RODO. Odmienny jest również termin przechowywania danych osobowych. Poniżej pogrupowaliśmy te informacje odnosząc się do celu przetwarzania Twoich danych osobowych.

Wykonywanie zleceń transportowych oraz zleceń spedycji drogowej

Dane osobowe przetwarzane są po to, aby Administrator mógł prowadzić bieżącą działalność gospodarczą, w szczególności w zakresie pozyskiwania zleceń od Klientów biznesowych oraz utrzymania relacji handlowych, jak również w celu zawarcia i wykonania zleceń transportowych i spedycyjnych. W ww. celu Administrator przetwarza także dane osobowe Odbiorcy końcowego oraz Przewoźnika.

Zakres danych. Dane Klientów biznesowych: imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe (oraz informacja o firmie, w której osoba jest zatrudniona), korespondencyjny adres służbowy, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu, adres siedziby spółki / adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, numer telefonu, prywatny adres e-mail, NIP, KRS, REGON. Dane Odbiorcy końcowego: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres dostawy, służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail, NIP, KRS, REGON. Dane Przewoźnika: imię, nazwisko, nazwa firmy, czas pracy kierowcy, numer telefonu, adres e-mail.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy.

Czas przetwarzania. Dane będą przechowywane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej, a także po jej zakończeniu, gdy istnieją uzasadnione przesłanki, że współpraca będzie wznowiona — nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat, lub do dnia wygaśnięcia ewentualnych roszczeń.

Obsługa informatyczna

Dane przetwarzane są w celu zapewnienia należytej obsługi informatycznej realizowanych umów oraz prawidłowego działania strony internetowej sevium.pl.

Zakres danych. Dane wynikające z plików cookies, a także inne dane przetwarzane w związku z obsługą informatyczną Administratora.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu należytej obsługi strony internetowej.

Czas przetwarzania. Przez czas przechowywania plików cookies lub przez czas wskazany dla innych celów przetwarzania — maksymalnie do dnia wygaśnięcia roszczeń z zawartej umowy.

Ustalenie i obrona roszczeń własnych. Rachunkowość własna

Zakres danych. Imię, nazwisko, dane dotyczące korzystania z naszych usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz obronie przed roszczeniami.

Czas przetwarzania. Do czasu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń, najdłużej przez okres przedawnienia wynikający z Kodeksu cywilnego. Dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

Prowadzenie strony internetowej, statystyka i bezpieczeństwo

Zakres danych. Dane dotyczące Twojej aktywności na stronie sevium.pl: odwiedzane strony i podstrony, czas na nich spędzany, historia wyszukiwania, adres IP, lokalizacja, ID urządzenia, dane przeglądarki i systemu operacyjnego.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną i poprawie ich funkcjonalności.

Czas przetwarzania. Przez czas korzystania z usług Administratora lub przez okres późniejszy w przypadku ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Korzystanie z usług podmiotów trzecich lub zakup towarów od podmiotów trzecich

Zakres danych. Dane Reprezentantów Kontrahentów (lub Kontrahentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność): imię i nazwisko, stanowisko służbowe, korespondencyjny adres służbowy, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Czas przetwarzania. Przez okres współpracy gospodarczej, najpóźniej do dnia wygaśnięcia ewentualnych roszczeń.

Wysyłka newslettera

Zakres danych. Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wizerunek — dotyczy osób, które wyraziły uprzednią zgodę.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda. Późniejsze wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania.

Czas przetwarzania. Do czasu wycofania zgody.

Pozycjonowanie

Dane przetwarzane w celu zwiększenia widoczności domeny Administratora w wyszukiwarkach internetowych.

Zakres danych. Dane behawioralne o sposobie korzystania z witryny i preferencjach użytkowników; dane o lokalizacji urządzeń; wiek, płeć; dane o aktywności na witrynie i stronach powiązanych; adres e-mail; adres IP i inne identyfikatory internetowe; imię i nazwisko, adres korespondencyjny, numer telefonu, nazwa firmy, NIP.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na zwiększeniu widoczności domeny.

Czas przetwarzania. Przez czas świadczenia usługi pozycjonowania lub do dnia wygaśnięcia roszczeń.

Prowadzenie mediów społecznościowych

Zakres danych. Imię, nazwisko, nazwa firmy, wizerunek.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na promocji usług własnych.

Obsługa klientów

Zakres danych. Dane niezbędne do obsługi zgłoszonych żądań, zapytań lub wniosków, np. imię, nazwisko, adres, adres e-mail, telefon.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

Czas przetwarzania. Przez czas niezbędny do obsługi żądania, zapytania lub wniosku, nie dłużej niż 3 miesiące od dnia jego złożenia.

Wyszukiwanie potencjalnych Klientów biznesowych

Zakres danych. Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwa firmy.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na docieraniu z ofertą do jak najszerszego grona Klientów.

Czas przetwarzania. Przez czas trwania współpracy gospodarczej lub najpóźniej do dnia wygaśnięcia roszczeń, albo do upływu 3 lat od ostatniego kontaktu — w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi później.

Księgowość, rachunkowość

Zakres danych. Dane zawarte w fakturach VAT i paragonach imiennych: imię, nazwisko, adres, nazwa działalności, NIP, adres prowadzonej działalności.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Czas przetwarzania. Przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Reklamacja usługi

Zakres danych. Adres e-mail, imię i nazwisko osoby składającej zamówienie, adres dostawy, kraj, telefon, numer rachunku bankowego, dane wynikające z faktury VAT.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w szczególności na podstawie Rozporządzenia Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalania stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego.

Czas przetwarzania. Przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji lub do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Formularz z zaproszeniem przewoźników do współpracy

Zakres danych. Nazwa firmy, imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, rodzaj auta, inne dodatkowe informacje.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda.

Czas przetwarzania. Do czasu wycofania zgody.

Formularz służący do wyceny transportu ładunku

Zakres danych. Miejsce załadunku, miejsce dostawy (którym potencjalnie może być adres konkretnej osoby fizycznej), rodzaj ładunku, adres e-mail; w rubryce dodatkowych uwag potencjalny Klient może podać dodatkowe dane, np. numer telefonu.

Podstawa prawna. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda.

Czas przetwarzania. Do czasu wycofania zgody.

Komu przekazywane są moje dane osobowe?

Administrator z najwyższą starannością dba o poufność Twoich danych osobowych. Z uwagi na konieczność wypełnienia zobowiązań umownych oraz zapewnienia prawidłowego wykonywania usług, dane osobowe są przekazywane wskazanym poniżej podmiotom.

Dostawcy usług zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne (w szczególności dostawcy oprogramowania, agencje marketingowe, dostawcy poczty elektronicznej i hostingu, dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą) — Administrator udostępnia dane wybranemu dostawcy jedynie w przypadku oraz w zakresie niezbędnym do zrealizowania danego celu przetwarzania zgodnego z niniejszą Polityką. Administrator może udostępniać dane zewnętrznym usługodawcom, w tym dostawcom oprogramowania z siedzibą w państwach trzecich:

• Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) — narzędzia Google Analytics (analiza statystyk), Google Tag Manager (zarządzanie skryptami), Google Ads (linki sponsorowane).
• Facebook Inc. (1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA) — Facebook Pixel (śledzenie konwersji z reklam, optymalizacja i budowanie list odbiorców).

Strona może korzystać z Google Analytics — usługi analizy oglądalności stron internetowych. Google Analytics wykorzystuje pliki cookie; generowane przez nie informacje są z reguły przekazywane spółce Google i przechowywane na serwerach w USA. Google nie będzie łączył adresu IP przekazanego w ramach Google Analytics z innymi danymi w jego posiadaniu. Więcej informacji: www.google.com/policies/privacy/partners. Możesz zapobiec gromadzeniu danych przez Google, instalując wtyczkę: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Administrator dokłada starań, by udostępnianie danych podmiotom trzecim odbywało się z odpowiednimi zabezpieczeniami — w stosownych przypadkach opiera się na standardowych klauzulach umownych UE oraz innych zabezpieczeniach umożliwiających transfer poza EOG, na bieżąco oceniając system prawny krajów, do których przekazywane są dane. Administrator może potencjalnie przekazywać dane poza UE/EOG w związku z korzystaniem z narzędzi, których dostawcy mają siedzibę poza tym obszarem.

Organy państwowe. Udostępniamy Twoje dane, jeżeli zwrócą się o to uprawnione organy państwowe, w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezes UOKiK lub Prezes UKE.

Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?

Podanie niektórych danych jest warunkiem skorzystania z poszczególnych usług (dane obligatoryjne). Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości świadczenia określonych usług. Poza danymi obligatoryjnymi podanie danych jest dobrowolne. Twoje dane nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Jakie mam prawa?

Możesz realizować swoje prawa przez zgłoszenie żądania: e-mailem (patryk.oleksa@sevium.pl), telefonicznie (+48 501 178 252) lub listownie (Janki, Al. Krakowska 41/5, 05-090 Raszyn, SKRYTKA 126). Żądanie powinno zawierać imię i nazwisko użytkownika. Masz prawo do:

• dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia danych — zgodnie z art. 15–21 RODO,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie,
• sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
• sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem.

W jakim czasie spełniamy Twoje żądanie?

Żądanie spełniamy albo odmawiamy jego spełnienia niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli — z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań — nie będziemy mogli go spełnić w ciągu miesiąca, spełnimy je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy, informując Cię uprzednio o przedłużeniu terminu.

Prawo do złożenia skargi

Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, możesz złożyć skargę na przetwarzanie danych przez Administratora do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.